ALMACENAMIENTO EXTERNO DE DOCUMENTACIÓN

CONFÍA EN LOS EXPERTOS EN GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

La documentación y la información son el alma de cualquier organización. Gestionar y proteger estos valiosos activos es vital.

Los profesionales de gestión de documentación e información de Iron Mountain trabajarán contigo para identificar los documentos que se deben conservar en centros externos seguros, donde serán etiquetados y clasificados usando tu propia terminología, se controlarán con etiquetas RIFD y estarán a tu disposición en nuestro intuitivo portal web Iron Mountain Connect™, en el que podrás encontrar tu información siempre que la necesites.

La seguridad empieza por la construcción

Los centros de documentación de Iron Mountain cumplen los requisitos clave sobre:

• Seguridad: construcción, seguridad perimetral, seguridad de accesos, seguridad interior y planificación de seguridad
• Prevención de incendios: medidas de prevención con construcción contra incendios y suministro seguro de agua
• Controles medioambientales: completo acondicionamiento para proteger tu documentación contra los elementos

Sólida cadena de custodia

Iron Mountain ha definido flujos de trabajo eficaces para garantizar los máximos niveles de seguridad y precisión. Además, nuestra solución InControl® protege la información en tránsito con controles patentados.

Personal de confianza

Iron Mountain cumple requisitos de seguridad muy exigentes. Ejecutamos procesos rigurosos de verificación de antecedentes, selección de personal y formación formal para garantizar los máximos niveles de seguridad en la protección y conservación de documentos.

Externo no es lo mismo que desconectado

La aplicación Iron Mountain Connect™ de gestión documental permite la gestión online de tus cajas y ficheros, incluyendo metadatos, búsquedas, seguimiento y procesamiento de peticiones de servicio. Con solo unos clics, puedes realizar búsquedas en tu inventario externo, localizar lo que necesitas para responder a una petición interna o externa, y hacer que el documento sea escaneado y entregado con rapidez por uno de nuestros experimentados empleados. Al trasladar cajas y ficheros a Iron Mountain, podrás liberar personal y espacio sin perder de vista tu información. Además, tendrás acceso rápido a los ficheros más utilizados gracias a nuestra soluciónes.

Si tienes necesidades especiales de almacenamiento (como grandes volúmenes de documentación o materiales que requieren controles ambientales especiales), Iron Mountain puede diseñar y crear un depósito adaptado a tus especificaciones.

Características:

• Almacenamiento climatizado para materiales que requieren condiciones específicas de temperatura y humedad relativa
• Almacenamiento separado de soportes cinematográficos, magnéticos y mixtos para evitar contaminación

Cuando se trata de ejecutar proyectos específicos, periódicos o continuados, los profesionales de gestión documental de Iron Mountain tienen la experiencia que necesitas. El equipo del proyecto es como una prolongación de tu organización y está capacitado para gestionar tu proyecto de principio a fin, de modo que tu personal pueda administrar mejor su tiempo y recursos.

Estos son algunos de los servicios que te ofrecemos:

SERVICIOS DE TRASLADO DE INVENTARIO

Nuestros especialistas pueden expurgar, embalar y trasladar cajas y ficheros desde tus instalaciones a los centros de documentación de Iron Mountain. Introducimos tu documentación en cajas estándar de Iron Mountain con tecnología RFID y recopilamos metadatos para describir sus contenidos, con la posibilidad de crear listas de todos los ficheros en cada caja.

INDIZACIÓN DE FICHEROS

El equipo de introducción de datos de Iron Mountain puede capturar descripciones de ficheros concretos para facilitar la gestión de tu inventario.

PREPARACIÓN DE CAJAS PARA EL TRASLADO

Podemos revisar el contenido de las cajas y capturar los metadatos asociados. Esta información te permitirá encontrar más fácilmente los documentos que necesites en cualquier momento.

FUSIÓN/TRASLADO DE OFICINAS

Podemos liberar el espacio que ahora dedicas a almacenar tus ficheros y documentos, ayudándote a identificar la documentación que se puede trasladar a un centro de Iron Mountain.

FUSIÓN DE ESTANTERÍAS

Si no lo expurgas y adaptas periódicamente, tu archivo llegará pronto a su máxima capacidad. El equipo de proyectos de Iron Mountain puede realizar expurgos selectivos para mantener tu documentación siempre al día.

SERVICIOS DE AUDITORÍA DE INVENTARIO

Es importante conocer tu inventario para que puedas responder a cualquier petición de documentación. Los servicios de auditoría de Iron Mountain ofrecen espacios especializados en nuestros centros de documentación para realizar auditorías. También podemos ayudarte a inventariar tus cajas, preparar ficheros y manipular materiales.

SERVICIOS DE RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS

Iron Mountain puede limpiar y restaurar documentos que hayan sufrido daños por catástrofes naturales o causadas por el hombre, contaminantes, polvo, moho, agua o plagas.