Solución para el envío de documentos en formato digital de Iron Mountain®

Tu empresa está evolucionando hacia un entorno de información digital, pero los documentos en papel siguen siendo una parte importante de tus flujos de trabajo y registros de información. Tus archivos están almacenados de forma segura, pero a veces necesitas consultar la información que contienen.

Iron Mountain te ofrece opciones sencillas para la consulta de los archivos almacenados en nuestros centros de custodia. Naturalmente, si necesitas el documento en papel, podemos proporcionártelo. Sin embargo, también existe otra opción que a menudo tiene más sentido: el envío electrónico mediante nuestro servicio Image on Demand (IOD o imagen bajo demanda). En lugar de enviarte el archivo en formato físico, accederemos a él, lo escanearemos en el centro de custodia y te proporcionaremos acceso seguro a el documento escaneado por internet.

De este modo, ahorrarás tiempo con respecto al envío del documento físico, además de ser una mejor opción desde el punto de vista ecológico, puesto que desaparece la necesidad de recurrir a camiones o furgonetas que transporten el documento en formato físico.

Tras escanearlo, devolveremos el documento a su lugar de custodia o haremos lo que nos solicites llegado ese momento. Además, como los documentos escaneados tienen formato digital, es muy sencillo compartirlos con otras personas, archivarlos, ordenarlos y buscarlos, electrónicamente, y estarán disponibles en cualquier momento la próxima vez que alguien los necesite. Envío electrónico: la opción más rápida y ecológica.

¿Y si pudieras…

• acceder a la información que necesitas rápidamente en formato digital?
• recuperar de forma rápida, fácil y ecológica los archivos en papel que tenías almacenados fuera de las instalaciones?
• almacenar, buscar y compartir fácilmente documentos que actualmente solo posees en formato físico?

El proceso comienza cuando un usuario solicita que se digitalicen documentos en papel o películas a través de Iron Mountain Connect™, nuestro portal web de atención al cliente. Una vez realizado el pedido, el equipo de Iron Mountain recupera y prepara los archivos. La preparación puede incluir la retirada de grapas y clips, la organización de páginas y la reparación de documentos dañados. A continuación, nuestro equipo de expertos escanea los documentos. Recibirás una notificación cuando los documentos estén listos, momento en el cual podrás acceder a ellos de forma segura y descargarlos si lo necesitas. El documento original en papel se custodia hasta que deje de ser necesario.

Gracias al servicio de envío electrónico podrás:

• Realizar pedidos para recibir en formato digital documentos que tienes en nuestros centros de custodia.
• Acceder rápidamente a tus documentos.
• Aumentar tu capacidad de respuesta compartiendo información con quienes la necesitan y garantizando al mismo tiempo la seguridad y privacidad de la información.
• Ser más eficiente al tener la información que necesitas a tu disposición en formato digital.
• Contribuir a reducir las emisiones de carbono disminuyendo el número de camiones de reparto.