La digitalización de documentos de una empresa de seguros mejora su eficiencia y la satisfacción del cliente

«Inicialmente, nuestra relación con Iron Mountain fue en gran medida operacional, pero ahora es técnica y estratégica. Nos están ayudando en la transición digital y en poderconseguir nuestro objetivo de ser una empresa sostenible para el medio ambiente».

Eric van der Heiden, Director de Producción, Achmea

Desafĺos

La empresa líder de seguros Achmea quería acelerar su transición a la digitalización de documentos, para reflejar cambios en los procesos de clientes. Las principales prioridades fueron garantizar la protección de datos confidenciales según los requisitos legales y de la industria, yal mismo tiempo reducir la enorme cantidad de archivos físico para hacer que la información fuera más accesible para los clientes y el personal.

Solución

La gestión de archivos de Iron Mountain incluye el transporte,registro y almacenaje de archivos físicos de Achmea en una instalación segura y externa. Los archivos se pueden escanear para descargarlos o pedirlos en línea en el portal de Iron Mountain Connect™ para entregar al día siguiente. Image on Demandes un servicio de prepago para obtener documentos escaneados a medida que se van necesitando.

Resultado

Iron Mountain es un apoyo vital y estratégico para Achmea en su transición digital. La aseguradora está reduciendo los archivos físicos, recortando costes y aumentando la eficiencia. Teniendo su información disponible más fácilmente, Achmea puede atender a los clientes de manera más efectiva: segura,compatible y sostenible.

Externalización: la mejor opción para archivos físicos

«Para llevar a cabo nuestra actividad principal,necesitamos que los datos del cliente estén disponibles,sean seguros y que cumplan con la normativa legal. La experiencia y los recursos de Iron Mountain son esenciales para lograrlo».

Eric van der Heiden, Director de Producción, Achmea

Garantizar el cumplimiento y reducción del riesgo

Protección de activos valiosos

Siendo la mayor aseguradora holandesa, Achmea ofrece a 10 millones de clientes pólizas de salud, seguros de vida y otros. Especializada en ayudar a las personas en la gestión de riesgos durante más de 200 años, este rico legado, incluidas fusiones y adquisiciones pasadas,generó un amplio registro de archivos.

Achmea no dispone del espacio ni los recursos para manejar internamente el proceso de clasificar y almacenar tantas cajas de archivos. Por eso, durante más de una década, la empresa ha subcontratado la gestión de documentos a Iron Mountain. Es una tarea titánica que requiere un estricto cumplimientolegal y regulatorio, especialmente respecto a la seguridad de la información. La destrucción de documentos trae otras complejidades. Por ejemplo, los documentos legales deben conservarse durante siete años después del fallecimiento del último beneficiario de la póliza.

Una operación sencilla

Los archivos en papel se recogen en las oficinas de Achmea, se registran y se codifican con un código de barras para su seguimiento, y luego se almacenan en una instalación segura de Iron Mountain. Achmea puede pedir la recuperación de archivos en el portal Iron Mountain Connect, para la entrega al día siguiente. A su llegada, el equipo interno escanea y pone los archivos digitales a disposición del solicitante. El departamento de pensiones también utiliza el servicio Image on Demand, donde Iron Mountain escanea y hace que los documentos solicitados estén disponibles para su descarga.

Sin embargo, ahora las interacciones con los clientes están cambiando. Las aplicaciones móviles, las redes sociales y el sitio web de la empresa están reemplazando poco a poco las comunicaciones telefónicas y en papel. Esto genera diferentes datos, desde imágenes hasta mensajes grabados, que se deben archivar.