Pautas para la seguridad de la información y la gestión de registros para las personas que teletrabajan

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Las organizaciones de todo el mundo se están enfrentando estos días a desafíos nunca vistos relacionados con la pandemia del COVID-19.

6 de abril de 202012 mins
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Las organizaciones de todo el mundo se están enfrentando estos días a desafíos nunca vistos relacionados con la pandemia del COVID-19. Con tantos empleados trabajando desde casa, Iron Mountain quiere ayudar compartiendo las mejores prácticas para mantener la seguridad y la privacidad de la información de tu empresa durante este difícil periodo sin precedentes.

Ya sea en la oficina o en casa, la forma de gestionar los registros y los datos debe ser igual: todos los empleados deben cumplir con las políticas de la organización. Dadas las circunstancias, tus empleados podrían estar preocupados por la forma de trabajar durante la crisis, por lo que necesitan una comunicación clara y recordatorios sobre políticas y procedimientos.

«Es importante recordar a los empleados que teletrabajan las mejores prácticas para la administración y la seguridad de la información. En tiempos de estrés, la gente tiende a encontrar soluciones alternativas, por lo que se debe mantener una comunicación simple y específica»

ARLETTE WALLS
Iron Mountain, Manager Global de Registros e Información

Políticas

Asegúrate de que las políticas de la empresa estén disponibles para todos los empleados; recuérdales en qué lugar se encuentran en el intranet de la empresa. Comunícate con todos los empleados - en caso de duda, consulta las políticas de:

  • Gestión de Registros e Información
  • Seguridad
  • Privacidad
  • Directrices de recursos humanos en lo referente al teletrabajo
  • Seguridad de los dispositivos, que incluye:
    • uso aceptable de los dispositivos y manejo de la información
    • registros copiados a un dispositivo personal
    • registros enviados a un correo electrónico personal
    • controladores de impresoras domésticas
    • uso de unidades flash

Asegúrate de publicar la información de contacto para responder preguntas y resolver problemas.

Seguridad

Al trabajar de forma remota, los empleados deben estar más atentos en cuanto a la seguridad de la información y los dispositivos.

  • Protege tus dispositivos de accesos no autorizados guardándolos de forma segura cuando no los estés utilizando.
  • No compartas tus dispositivos ni tu información de inicio de sesión y contraseña con personas de tu hogar.
  • Guarda todo el contenido en la red designada, no en tu escritorio.
    • La información guardada en tu escritorio no se almacena ni protege de forma segura.
  • Abstente de imprimir registros/documentos.
  • Si necesitas imprimir, mantén estos documentos seguros:
    • No tires los registros o documentos en papel de tu empresa a la papelera o al contenedor de reciclaje.
    • Conserva los documentos impresos en un lugar seguro hasta que puedas:
      1. Regresar a la oficina y depositarlos en una papelera segura.
      2. Destruirlos con tu trituradora personal, siguiendo las especificaciones de la política de destrucción de documentos de tu organización.
      3. Acudir a un punto de venta que ofrezca servicios de trituración seguros.
        • Para obtener una lista de los puntos de venta autorizados de Iron Mountain en tu zona, clica aquí (ironmountain.com/residentialshred).
  • Tanto en casa como en un lugar público (según lo permitido bajo los requisitos del COVID 19) debes utilizar una conexión segura y nunca una conexión WiFi pública.
  • Utiliza filtros de privacidad para pantallas con el fin de proteger tu información.
  • Forma a tus empleados para que estén alerta frente a ciberataques, ransomware (cibersecuestros de datos) y correos electrónicos de phishing. Advierte a tus empleados de que los criminales se están aprovechando de la propagación del coronavirus para llevar a cabo ciberataques y campañas de hackeo.

Privacidad

Si trabajas con registros que incluyen datos personales, debes tener en cuenta los requisitos de cumplimiento normativo; la información no debe ponerse a disposición de ninguna persona no autorizada. Es esencial que los datos privados y confidenciales, así como la propiedad intelectual, no estén expuestos a ningún riesgo de posible violación o uso indebido de los datos.

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