SOLUCIONES LEGALES

Los últimos estudios en la profesión legal han confluido en un tema común y cada vez más urgente: la necesidad de los despachos jurídicos de gestionar y proteger sus archivos administrativos y los de sus clientes de forma más diligente, segura y rentable que en el pasado.

Se ha producido un gran crecimiento del volumen de archivos electrónicos y en papel que conservan los despachos jurídicos por diferentes factores: mayor exigencia en materia de cumplimiento de leyes y normativas, mayor atención a las conductas éticamente correctas y a los requisitos del cliente, y el proceso de transición hacia la práctica legal electrónica.

El crecimiento desproporcionado de los archivos ha generado nuevos riesgos

Entre las consecuencias del gran crecimiento de los archivos se incluye el aumento de las necesidades de almacenamiento y gestión de costes, así como una mayor dificultad para localizar y recuperar la información, y establecer una cadena de custodia segura. Asimismo, existe un mayor riesgo de alteración de documentos durante los litigios debido a la incertidumbre sobre los archivos que deben conservarse, los que deben destruirse y el lugar en el que almacenarlos.

Iron Mountain: Servicio especializado para la comunidad legal

La completa gama de servicios y la experiencia obtenida en su prestación a más de 10.000 despachos jurídicos en todo el mundo permite a Iron Mountain garantizar la racionalización y consolidación de la gestión y protección de archivos. A su vez, Iron Mountain permite mejorar el cumplimento de leyes y normativa, reducir riesgos y mejorar la productividad y la capacidad general de reacción.

Reduzca los riesgos relacionados con el cumplimiento de leyes y normativa, y la alteración de documentos

Las prácticas incongruentes o mal documentadas para la conservación y destrucción de archivos físicos y electrónicos pueden conducir a la destrucción prematura de documentos o a su conservación más tiempo del debido, lo que aumenta el riesgo de alteración de documentos y el incumplimiento de leyes y normativa.

Iron Mountain puede ayudarle a reducir estos riesgos mediante la implantación de sólidas políticas, procedimientos y prácticas recomendadas para la retención y destrucción de archivos en todo tipo de soportes, áreas de actuación y centros de trabajo.

Acelere la transición de su despacho hacia la práctica legal electrónica

La tendencia hacia procesos electrónicos, recientemente explorada por la Law Society (Sociedad de Derecho) en su informe "E-Strategy" sobre estrategia electrónica, analiza las transformaciones que puede experimentar el mundo legal con la introducción de nuevas tecnologías, y subraya los riesgos a los que se enfrentan los despachos jurídicos en caso de quedarse atrás en la incorporación de los últimos avances. La propia ley favorece la coherencia que puede obtenerse mediante la correcta integración en el flujo de trabajo habitual de la gestión electrónica de documentos y la creación de copias de seguridad en línea.

Iron Mountain puede ayudarle en el proceso de transición sin necesidad de realizar inversiones de capital, incurrir en tiempos prolongados de implantación y sufrir los resultados impredecibles de una solución interna. Reduzca los costes de gestión y almacenamiento de archivos, y libere espacio para generar ingresos El almacenamiento interno de archivos implica desaprovechar espacio físico, hardware y recursos informáticos esenciales.

Los expertos de Iron Mountain pueden diseñar e implantar una gama de estrategias para ayudarle a reducir costes de almacenamiento, liberar espacio físico para actividades que generen ingresos y reducir la carga de trabajo y las necesidades de presupuesto destinadas al personal de IT.

Mejore la productividad y la capacidad de respuesta

Las soluciones diseñadas para racionalizar el almacenamiento, recuperación y acceso a los archivos permiten a los abogados y a los empleados del despacho encontrar exactamente lo que están buscando y responder de forma más rápida y exhaustiva a las solicitudes de información.