CÓMO FUNCIONA

Cómo funciona: Programa de gestión legal de archivos Iron Mountain emplea una metodología de demostrada eficacia en seis etapas a la hora de colaborar con los clientes en el desarrollo de un programa de gestión legal de archivos.

1. Organización – determinamos el alcance del programa, unidad comercial, en toda la empresa, a nivel internacional, etc., y establecemos las funciones organizativas y las responsabilidades en los niveles de dirección, implantación y administración.
   
   
2. Evaluación – identificamos cuáles son los archivos existentes y dónde se encuentran; examinamos las políticas y procedimientos existentes; identificamos los riesgos y responsabilidades legales; analizamos los requisitos de acceso y retención legales; evaluamos las funciones de implantación existentes; y desarrollamos un plan maestro.
   
   
3. Desarrollo – identificamos los tipos de archivos; elaboramos un inventario de todos los repositorios de datos; creamos un esquema de clasificación de archivos sólido y coherente; identificamos los requisitos del mantenimiento de archivos para todas las jurisdicciones; asignamos períodos de retención de acuerdo con los requisitos legales, consideraciones respecto a los riesgos y necesidades operativas; y desarrollamos un programa de retención de archivos sólido que permita aplicar reglas coherentes en toda la empresa.
   
   
4. Implantación – un enfoque por fases en el que primero implantamos el completo programa base y después implantamos las mejores oportunidades para obtener el éxito, con las prioridades establecidas en función del riesgo y el valor comercial. Adaptamos las políticas y procedimientos de las empresas paraguas correspondientes a cada aplicación; aplicamos programas de retención a los archivos existentes; diseñamos y desarrollamos programas de formación en función de los destinatarios, y lanzamos un programa formal.
   
   
5. Gestión – para gestionar de forma eficaz la seguridad, el acceso y la integridad de los datos, garantizamos la realización de revisiones de clasificación y destrucción a través de informes y salvaguardas; mantenemos programas de formación, comunicación y certificación; actualizamos los programas de retención, las políticas y los procedimientos; planificamos y presupuestamos el mantenimiento, aplicación, auditoría y mejora del programa; y garantizamos la supervisión de la unidad comercial adecuada.
   
   
6. Auditoría – revisamos anualmente todos los componentes clave, identificamos las deficiencias, realizamos pruebas de referencia en relación a métricas de auditoría, ejercemos presión para conseguir compras que cumplan las normativas y evaluamos la eficacia de la gestión de costes y riesgos con el comité directivo encargado de la gestión de archivos, con lo que nos preparamos para recomendar mejoras y tomar decisiones relacionadas con medidas correctoras.