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El correo electrónico es rápido, sencillo... y expone a las empresas a riesgos
El correo electrónico es una herramienta empresarial omnipresente y extremadamente rentable. IDC calcula que el volumen del correo electrónico comercial ascendió en 2006 a un total de 1.000 millones de gigabytes.
Desde una perspectiva de evaluación de riesgos, cualquier elemento con ese volumen y valor es una fuente potencial de problemas y el correo electrónico sin duda lo es. Por ejemplo, los mensajes de correo electrónico suelen ser el primer objetivo en caso de litigio. El contenido del correo electrónico puede ser inadecuado o ilegal, sobre todo cuando se distribuye a terceros, donde supone un riesgo para la confidencialidad o una amenaza personal. La normativa obligan a las empresas a conservar los correos electrónicos durante largos períodos de tiempo, con lo que los costes y las necesidades de almacenamiento crecen drásticamente. Y el correo electrónico suele ser el arma que eligen los piratas informáticos para difundir virus o robar información y datos personales.
Iron Mountain puede ayudarle a gestionar el ciclo vital del correo electrónico
La gestión del correo electrónico es una completa función que tiene en cuenta todos los aspectos del correo electrónico: creación, envío, protección, almacenamiento y destrucción de los mensajes de correo electrónico y los documentos adjuntos correspondientes.
Mediante la aplicación de nuestras prácticas y principios de gestión de archivos electrónicos a los desafíos que presenta el correo electrónico, Iron Mountain puede ayudarle a:
- Establecer un programa de gestión de correo electrónico legalmente aplicable que funcione sin problemas con la tecnología ya existente en su empresa
- Reducir las responsabilidades relacionadas con el correo electrónico al garantizar la detección de mensajes que no cumplan el programa antes de su envío, y que el contenido aprobado esté correctamente protegido frente a intercepciones no autorizadas
- Controlar los costes de descubrimiento al reducir el volumen de correo electrónico a través de las políticas de retención y destrucción, y mediante una indexación y búsqueda más eficaz de los correos electrónicos almacenados
- Mejorar la eficacia general de la gestión del correo electrónico mediante servicios auxiliares, como un sistema de copias de seguridad y almacenamiento del correo electrónico que se pueda activar rápidamente en caso de que se produzca alguna interrupción del servicio
Un enfoque de demostrada eficacia para minimizar los riesgos, los gastos y las complicaciones
Iron Mountain ofrece una metodología de gestión del correo electrónico estructurada y de eficacia probada que minimiza los riesgos, los gastos y las complicaciones que deben afrontar las organizaciones que intentan gestionar ellas mismas las comunicaciones por correo electrónico:
- Estudio de los sistemas: la base para una correcta gestión del correo electrónico incluye una exhaustiva revisión de los sistemas de mensajería y el análisis de sus requisitos y prácticas administrativas actuales.
- Evaluación: el siguiente paso es un análisis formal de las conclusiones del estudio que describa los riesgos, las oportunidades para mejorar y las recomendaciones para reducir las responsabilidades legales derivadas de los procedimientos, políticas y prácticas que se aplican en la actualidad.
- Implantación: en esta fase, colaboramos con usted para establecer prioridades en cuanto a las recomendaciones, y desarrollar y ejecutar un plan de implantación detallado que defina los hitos, plazos, costes, personal y formación necesarios.
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