Notas de presna
Iron Mountain presenta su “Pirámide Documental”
En ella muestra las distintas etapas de la gestión de la información
Madrid, 10 de agosto de 2010. – Iron Mountain, empresa de gestión de la información, ha desarrollado un índice llamado la “Pirámide Documental” que las empresas deben seguir para la gestión de su información. Iron Mountain ha determinado la jerarquía básica de necesidades que las empresas deben tener en cuenta para la gestión de sus documentos.
“Con esta iniciativa buscamos ayudar a las empresas a entender los puntos básicos para gestionar sus documentos de formar eficaz y fiable. Consideramos que esta estructura piramidal cumple todas las condiciones”, declara Gonzalo Rivas, director comercial de Iron Mountain España.
Los cinco niveles de la Pirámide documental
Así, en la base encontramos la Solución Especializada como inicio de todo proceso de gestión documental. Una empresa de tamaño medio produce un gran volumen de documentos, lo que puede convertir en un reto la tarea de localizarlos y recuperarlos. Un proveedor externo con experiencia en el sector es la ayuda más eficaz para organizar una planificación del proceso que asegure el cumplimiento con la legislación y el acceso fácil y controlado a cualquier documento.
El segundo nivel corresponde a la Seguridad. Su mantenimiento es imprescindible para reducir al mínimo los riesgos empresariales, y se pone en peligro cuando una compañía traslada a otro lugar determinados documentos para su digitalización. Cada paso durante ese proceso supone una oportunidad de extraviar documentos, o de organizarlos de forma incorrecta. Un proveedor único especializado reduce estos riesgos centralizando el archivo, digitalización y gestión de archivos en una sola ubicación. De este modo, la cadena de custodia nunca se pierde y el documento está siempre protegido.
El tercer nivel lo abarcan las Soluciones Híbridas, pensadas para combinar la rentabilidad que supone almacenar la información en formato físico con la comodidad de poder digitalizar documentos en el mimo lugar donde están guardados pudiendo tener un mejor acceso. Estas soluciones resuelven las dificultades que suponen la gestión de documentos con contenido no estructurado y formatos no estandarizados, que además de forma frecuente están repartidos en diferentes ubicaciones en salas de custodia o en distintos archivos electrónicos.
El cuarto nivel comprende el Control de los Empleados. Las herramientas de gestión y el acceso a la información de la empresa son actualmente esenciales para los empleados, es tarea de los especialistas en gestión documental garantizar el sistema de acceso a los archivos independientemente de donde se encuentren. Esto significa que aquellos que mejor conocen los documentos y sus usos deben tener siempre acceso a los mismos.
El quinto y nivel final está reservado a las Funciones de Alto Nivel de las soluciones de gestión, útiles especialmente para las grandes empresas que necesitan un control del flujo de trabajo de su empresa.
“A medida que subimos de nivel en la pirámide, vamos viendo distintos aspectos que deben ser tomados en cuenta por las empresas. El más básico es contar con un plan de gestión de la información acorde a las necesidades concretas de la empresa. Y los siguientes niveles van recogiendo otros aspectos que mejoran y amplían las capacidades del proceso”, declara Rivas. “Una empresa que cumpla con los cinco niveles habrá maximizado la gestión y el valor de su información”.
Acerca de Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM) ofrece servicios de gestión de la información que ayudan a empresas y organizaciones a reducir los costes, riesgos y deficiencias asociados a la gestión de su información física y digital. Las soluciones de la compañía permiten a los clientes proteger y utilizar mejor su información –independientemente de su formato, ubicación o estado de su ciclo de vida– para optimizar su negocio y garantizar la recuperación adecuada y el cumplimiento con la legislación. Fundada en 1951, Iron Mountain gestiona billones de activos de información, que incluyen informes de negocio, archivos electrónicos, datos médicos y correos electrónicos, entre otros, para empresas y organizaciones de todo el mundo. Para más información, visite www.ironmountain.es
