NOTAS DE PRENSA

Toneladas de información confidencial controladas hasta la última página

Los nuevos centros de custodia de la empresa Iron Mountain en Zaragoza y Barcelona gestionan más de 2,5 millones de documentos

Sistemas antiincendio y antiintrusión protegen la información reservada de organizaciones públicas y privadas

Madrid, 27 de julio de 2009 - Si estamos en la era de la información, entonces su gestión es un valor en alza. Sobre todo cuando se habla de documentos de circulación restringida como los que se utilizan cada día en empresas, centros sanitarios u organismos públicos. Desde una cuenta de resultados a un curriculum o el historial médico de un paciente, su gestión requiere de una confidencialidad total; deben estar custodiados bajo un estricto control, y al mismo tiempo disponibles al instante en el caso de que se requiera consultarlos.

Esta es la labor a la que la empresa Iron Mountain se ha dedicado desde hace más de 50 años: la clasificación, custodia y digitalización de documentos para empresas y organismos públicos, que permite a sus clientes un fácil acceso a todos y cada uno de los archivos. Exactamente 1.250 millones, es la capacidad combinada de los Centros de Custodia con que Iron Mountain cuenta en Barcelona y Zaragoza complementarios a los disponibles en otras comunidades autónomas.

Extintores inteligentes protegen el papel
Inaugurado en 2008, el Centro de Custodia de Zaragoza cuenta con una capacidad de 350.000 pies cúbicos, suficientes para almacenar un millón de archivadores de documentación o 500 millones de documentos. Barcelona es incluso mayor: 500.000 pies cúbicos con capacidad para 750 millones de documentos. “Pero son espacios que van mucho más allá de un mero almacén”, declara Gonzalo Rivas, Director Comercial de Iron Mountain. “Son centros especializados donde no sólo se guarda la información, sino que se gestiona el ciclo completo de la documentación ”.

Por eso las normas de seguridad buscan ir más allá de lo meramente aceptable: el fuego ha sido tradicionalmente una de las principales amenazas en la historia de bibliotecas y archivos, y en el siglo XXI esta amenaza no ha cambiado, pero sí la tecnología para prevenirla. “Nos guiamos por las normas norteamericanas de la Asociación Nacional Contra Incendios, que son mucho más estrictas que las exigidas por la Unión Europea”, declara Gonzalo Rivas. Para evitar todo tipo de imprevistos en caso de incendio, los centros de custodia cuentan con sus propios aljibes, donde se almacenan más de 600 metros cúbicos de agua.

Los sistemas de detección del fuego sobrepasan también la detección convencional; un mecanismo controlado por un microprocesador e instalado en la zona de custodia recoge en intervalos regulares muestras de aire, y las analiza en busca de presencia de humo. De la misma manera, cuando los extintores se ponen en marcha, lo hacen de modo selectivo: el agua cae únicamente sobre los contenedores de la zona afectada, de forma que no perjudique a más archivos de los necesarios.

Edificio seguro en entorno seguro
La seguridad sigue los mismos parámetros de exigencia en lo que se refiere a la supervisión de los archivos, siempre con la idea de que el documento que entre en uno de estos Centros de Custodia no vuelva a salir, a menos que su propietario lo desee. Más allá de las medidas que se adopten, es el edificio en sí el que tiene que ser seguro. Por ello, “todos nuestros centros están ubicados en zonas de bajo riesgo”, declara Gonzalo Rivas. “es decir, que deben estar alejados de aeropuertos, zonas sísmicas activas, zonas propensas a sufrir inundaciones o incendios, carreteras muy transitadas, o áreas mal comunicadas o sin rutas alternativas”.

Lo más utilizado, siempre a mano
El tratamiento de los documentos que entran en el Centro varía según el uso que se les vaya a dar. Por ejemplo, las instalaciones de Barcelona cuentan con 300 metros cuadrados dedicados a la digitalización -servicio que utilizan, entre otros, los principales hospitales de Cataluña- con capacidad para pasar a formato digital un millón de documentos al mes.

En cuanto a los documentos en el soporte tradicional del papel, están distribuidos siguiendo unas pautas de uso inteligente; los clientes tienen acceso a sus cajas a través de la página web de la empresa, pero si necesitan el documento físico en sí, Iron Mountain se lo puede hacer llegar en un plazo no superior a tres horas. Esto significa casi 200 movimientos de documentos del archivo al día y unas 50 consultas de contenedores completos, sin contar las casi 2.500 consultas y devoluciones de historias clínicas que generan los grandes hospitales.

¿Cómo se gestiona con eficacia una cantidad tan ingente de documentos? La respuesta es que, en cierto modo, hay truco: entre el 80 y 90% de los contenedores de estos centros no se consultan nunca. “Colocamos los más activos en lugares donde es más fácil acceder para acortar los tiempos de respuesta a nuestros clientes”, declara Gonzalo Rivas.

“Todavía hay muchas empresas que no son plenamente conscientes de la importancia de gestionar adecuadamente su documentación”, declara Gonzalo, de Iron Mountain. “Se amontonan o se pierden documentos que tienen más importancia de la que pudiera pensarse. Hay que tener en cuenta que no sólo un historial clínico, sino algo tan común como un curriculum vitae ya es información confidencial y debe ser tratado como tal. Más de cincuenta años gestionando archivos nos permiten ofrecer una gestión plena y a toda prueba de filtraciones”.

Acerca de Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM) ayuda a las organizaciones de todo el mundo a reducir los costes y riesgos asociados a la protección y almacenamiento de la información. La empresa ofrece soluciones completas de gestión de archivos, protección de datos y destrucción de la información, junto con una dilatada experiencia a la hora de afrontar los complejos desafíos implícitos en la gestión de la información, como el incremento de los costes de almacenamiento, los riesgos legales y normativa y la recuperación de desastres. Fundada en 1951, Iron Mountain es un colaborador de confianza para más de 120.000 clientes corporativos en todo el mundo. Para más información, visita www.ironmountain.es