¿Cómo puede ayudarte la custodia externa de documentos?

El archivo de cualquier compañía es una parte vital de su historia, es un valioso registro de su experiencia y un requisito legal. A la hora de gestionar archivos hay que tener en cuenta que muchos documentos no se consultan de forma frecuente, pero de todos modos se deben conservar y estar disponibles para lo que se necesite.

Conservar y proteger los archivos de la empresa para el futuro

Es muy importante para la empresa contar con una solución de gestión de archivos fiable que le permita conservar los documentos durante el tiempo establecido estando disponibles cuando sean necesarios.

Se puede pensar que mantener el archivo dentro de la compañía permite tener una mayor visibilidad y un mejor acceso.

Se puede pensar que mantener la gestión del archivo dentro de la compañía permite tener una mayor visibilidad y un mejor acceso.

Sin embargo, cada vez más empresas optan por la externalización de la custodia de sus documentos. Estos es debido a que la gestión de archivos y conservación de documentos fuera de las instalaciones proporciona grandes ventajas. ¿Cuáles son los beneficios de externalizar la gestión de archivos con una empresa como Iron Mountain?

  • Ahorro de espacio, permite optimizar el uso de espacio en la oficina
  • Reducción de costes, los recursos se centran en la actividad para la que han sido contratados
  • Sistema online de gestión de archivos que permite acceder al inventario de información de la compañía en un solo clic
  • Centros de custodia con las últimas medidas de seguridad y condiciones óptimas, construidos de forma específica para la conservación de documentos e información