Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos

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RESUMEN EJECUTIVO

En la actualidad, el archivo tiene un nuevo rol. Tradicionalmente, existía para la auditoría de recuperación de desastres, continuidad de negocio, requisitos legales y de conformidad y eDiscovery. Ahora, las empresas desean usar el Big Data y los análisis para obtener una ventaja competitiva en sus mercados y mejorar el servicio de atención al cliente mediante lo que IDC llama la 3ª plataforma. Esta plataforma se ha creado sobre la base de tecnologías de nube, redes sociales y Big Data y permite que las organizaciones obtengan más información que nunca sobre sus datos archivados. En este nuevo mundo, las empresas tienen nuevas oportunidades de usar sus archivos de datos para ganar dinero con la información.

De las empresas entrevistadas, el 15% de las mejores empresas atribuyó más de 10 millones de dólares americanos (aproximadamente 9 millones de euros) en ingresos adicionales como resultado directo de la ingenieria de datos desarrollada en el último año.

Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos, un estudio desarrollado por IDC y patrocinado por Iron Mountain, indica que las organizaciones de éxito de todo el mundo utilizan el archivo de datos para otros fines aparte de los tradicionales (legales, de conformidad y normativos). Buscan en los archivos de datos para obtener información clave para mejorar los resultados empresariales. Estas organizaciones están mejorando el servicio de atención al cliente y mejorando los flujos de ingresos. Los resultados de esto pueden ser significativos. De las empresas entrevistadas, el 15% de las mejores empresas atribuyó más de 10 millones de dólares americanos (aproximadamente 9 millones de euros) en ingresos adicionales como resultado directo de la ingenieria de datos desarrollada en el último año.

Aunque los archivos de datos pueden añadir un importante valor empresarial, gran parte de este valor está sin explotar. Muchas empresas no tienen la estructura instaurada para generar dinero con la información. La mayoría de las empresas mantienen seis o más archivos y archivan una amplia gama de información, incluidos correos electrónicos, documentos y registros de seguridad. Sin embargo, solo el 12% de estas empresas tienen un proceso uniforme para identificar los datos que se archivan y cuándo. Esto significa que el 88% de las organizaciones pueden tener problemas a la hora de identificar y acceder a la información importante cuando la necesiten.

El 88% de las organizaciones pueden tener dificultades a la hora de identificar y acceder a la información importante cuando la necesiten.

Además de estas cuestiones, hay importantes desconexiones organizativas relacionadas con la responsabilidad del archivo y las líneas de autoridad, especialmente entre los departamentos jurídico y de conformidad legal y de TI. Los departamentos jurídicos y de conformidad legal usan los archivos de datos para fines críticos, como acceder a los datos para eDiscovery y la evaluación temprana de casos, responder a auditorías normativas y descubrir información para apoyar las posturas legales. Sin embargo, estos mismos grupos también son a menudo vitales para las estrategias de archivo de sus empresas. Puede que vean menos valor empresarial en los archivos que el departamento de TI y las líneas de negocio, y a menudo están descontentos en general con el estilo de administración de archivos de TI, incluida la capacidad para acceder la información rápidamente cuando se requieren tiempos de respuesta críticos.

El valor de los datos archivados no es siempre aparente. Para que tengan éxito, los esquemas de archivo requieren dedicar atención a los datos estructurados, semi estructurados y no estructurados. A menudo, las organizaciones tienen distintos niveles de madurez en cada área. Las empresas deben esforzarse para obtener competencias para administrar todos los tipos de datos para convertir en dinero sus archivos.

ACERCA DEL ESTUDIO

Realizado por IDC junto con Iron Mountain, el estudio está basado en entrevistas a 1.011 directivos sénior y ejecutivos implicados en el archivo de datos de organizaciones de más de 500 empleados en un amplio rango de sectores. El estudio se centró en ocho países: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, España, Holanda, Alemania y Australia. Los participantes pertenecían a los departamentos de TI y jurídico/conformidad legal, así como las líneas de negocio. Se les preguntó sobre sus estrategias y procesos de archivo actuales, el valor empresarial de sus archivos de datos y el grado de satisfacción con su acceso a la información archivada para una amplia serie de fines empresariales.