La Custodia Externa Y Segura De Datos: Mantiene Tu Negocio Funcionando

Terremotos, inundaciones, ataques terroristas, cortes eléctricos: puede producirse una catástrofe sin previo aviso. La mejor defensa de tu empresa es un plan de continuidad de negocio proactivo y dinámico.

Revisando los titulares de cualquier semana, encontraras como mínimo al menos un ejemplo de gente y organizaciones que fueron cogidos desprevenidos por un imprevisto

Cualquier cosa, desde un serio atentado terrorista o una inundación repentina, hasta una simple subida de tensión o un techo con goteras, tiene el potencial de dejar sin funcionamiento a tu empresa durante días, o incluso semanas. Para algunas organizaciones, estar inactivas por incluso una hora puede tener un impacto devastador sobre el resultado final

Rodeado de estas eventualidades, es tentador ceder a la preocupación o quedarse paralizado. Pero, a pesar de la seriedad de este tipo de ideas, concebir un plan para los imprevistos no tiene por qué estar basado en el miedo. Piensa en su lugar como una planificación basada en mejores prácticas y en una gestión de riesgos de la empresa que ayude a tomar los pasos razonables para garantizar que tu negocio esté protegido en caso de que ocurriera algún imprevisto. Sistemas copias de seguridad en cinta, custodia externa de cintas y almacenamiento, sistemas de copias de seguridad en línea, restauración de datos... Estas herramientas no solo proporcionan una garantía importante frente a un desastre, sino que también aportan un valor duradero a las operaciones diarias.

¿No te lo crees? Utiliza unos minutos para calcular el coste debido a la inactividad por horas, días o semanas. Casi con toda seguridad, encontrarás que hay suficientes evidencias para realizar una inversión en la planificación de recuperación de desastres.

Todo se centra en los datos

Ya sabes que los datos son el clave en tu empresa, y necesitas protegerlos - no sólo porque contiene todos los registros de los clientes y la información vital del negocio, sino también porque la pérdida de acceso a ella incluso temporalmente podría ponerte en un incumplimiento con tu sector o regulaciones de la UE, resultando en multas o sanciones.

Una estrategia bien implementada de copias de seguridad y recuperación de datos, que incorpore custodia externa de cintas, copias de seguridad en línea y restablecimiento de datos, entre otras características, reducirá drásticamente el riesgo por falta de funcionamiento y reactivará tus operaciones lo antes posible tras cualquier interrupción. Es cuestión de seguir con lo fundamental: hacer una copia de seguridad de los datos en formatos de custodia adecuados, trasladarlos externamente y asegurarse de poder restablecerlos rápidamente tras un incidente.

Empezando a trabajar

Para crear esa estrategia de vital importancia para la protección de datos, comienza con estos tres pasos:

  1. Transmite el concepto: Garantiza la Aprobación y la Financiación
  2. A veces, los profesionales en Infórmatica se encuentran con que los ejecutivos sénior se sienten más cómodos con su status quo y se muestran reacios a los cambios radicales, especialmente cuando el "cambio" implica una mayor exigencia de su presupuesto. Puede que necesites convencer de la necesidad de un plan de continuidad de negocio. En ese caso, céntrate en los costes por inactividad y orienta el proyecto como una estrategia de gestión del riesgo eficiente y productiva en relación a su coste.

    En un informe recopilado por CA Technologies en 2011, se estimó que las empresas Europeas con más de 50 empleados pierden más de 37 millones de horas laborables al año por falta de funcionamiento de los sistemas informáticos y recuperación de datos. De media, cada empresa pierde más de 552 horas por hombre al año. Durante este tiempo, cuando se interrumpen los sistemas críticos del negocio, las empresas estiman que sus empleados pueden trabajar las 2/3 partes (el 63%) de su productividad normal.

  3. Haz un esfuerzo en diversidad: explora variedad y opciones híbridas existentes.
  4. Cada vez más directores de Informática están adoptando un enfoque híbrido en la protección de datos, empleando a menudo varias tecnologías, como la custodia de cintas externa más la custodia en la nube y así crear una estrategia compuesta. ¿Por qué? La flexibilidad y el ahorro son una motivación clave. La custodia en la nube es más adecuada para la información a corto plazo, que suele comprometer grupos de datos más pequeños a los que se accede con frecuencia. Por otro lado, las soluciones de copia de seguridad en cinta son mucho más fiables y una opción menos costosa para almacenar datos a largo plazo.

    Y no te olvides de garantizar que su almacenamiento cumpla con la normativa vigente. Una cinta dura décadas, lo que la convierte en una tecnología segura para años de custodia. La custodia externa de cintas es una solución estupenda para el almacenamiento ya que cumple con las normativas del sector y la UE, en particular aquellas que requieren el almacenamiento de registros por un número determinado de años.

  5. Puedes llevártelas: Centrándote en Soluciones Externas
  6. ¿Cómo asegurarte de que los datos no se destruyan, aunque tu sedes centrales sí lo estén? Manteniendo copias de seguridad de los datos en un centro de custodia externo, seguro y remoto, lejos de incendios, inundaciones o goteras que causen estragos en tu oficina.

Una lista de comprobación en un plan de continuidad de negocio.

Considera estos pasos sencillos para desarrollar y mantener una estrategia de recuperación de desastres que funcione:

  1. Prioriza tus datos. ¿Cuáles son los datos que tienes, dónde los almacenas y cómo les haces una copia de seguridad? Empieza por un inventario de tu información y un análisis de su ciclo vital, desde su creación hasta su destrucción. La gestión del ciclo vital de una cinta es parte de este ejercicio.
  2. Consigue que la gente se implique. Las partes interesadas, desde arriba hacia abajo, deben aceptar, comprender y participar en tus planes de continuidad de negocio y contingencia. Difunde comunicados con frecuencia y proporciona actualizaciones para mantener a los compañeros informados de tus esfuerzos y que estos los apoyen.
    • No lo compliques, busca lo fácil. No hay tiempo para leer manuales complicados durante un desastre. Asegúrate de que tus instrucciones sean breves y claras.
    • Comunicarse en una crisis. ¿Qué podrías hacer si las líneas de comunicación usuales, incluyendo el correo electrónico, dejan de estar disponibles? Establece una manera segura de comunicación alternativa. Algunas empresas instalan un número de teléfono gratuito para que los empleados llamen y estén al día.
    • Empieza en tus instalaciones. Solicita a tu socio encargado de la recuperación de datos que evalúe la configuración en custodia de datos de tus instalaciones, para ver qué podría rescatarse en una situación de emergencia. Luego, identifica lo que necesites solucionar.
    • Externaliza. Una custodia de datos externa segura será siempre la clave para estar preparados de forma eficaz ante un desastre.
    • Haz pruebas, pruebas y más pruebas. Es parecido a un simulacro de incendios. Realiza como mínimo revisiones trimestrales de tus procedimientos y sistemas, con una prueba anual más en detalle.
    • Repasa y revisa. Mantén al día tu plan de recuperación de desastres y guárdalo en línea para acceder a él de forma sencilla cuando lo necesites. Puesto que las tecnologías, las normativas y tu negocio cambian, lo mismo debería hacer tu estrategia de continuidad de negocio. Tu socio de custodia de datos externa puede mantenerte al día de las novedades y tendencias.

Tecnologías Con Cintas De Copias De Seguridad : Acercan Al Futuro.

¿Por qué utilizar cintas como copias de seguridad y por qué ahora? Las capacidades y la velocidad de este formato siguen aumentado, mientras que el coste total de su propiedad todavía bate a las soluciones en la nube y las basadas en el disco. Con la generación LTO-6, el perfil de rendimiento de la cinta mejora aún más.

En La Lejanía: Se Pueden Considerar Sus Ventajas

Un centro custodia externa para cintas es la mejor opción para las copias de seguridad y recuperación de datos así como los planes de continuidad de negocio. Un servicio de copia de seguridad y restauración de primera clase:

  • Protege y mejora el seguimiento de tus soportes durante el traslado, almacenamiento y mediante un software de seguimiento de datos en línea, te permitirá catalogar lo que se necesites primero después de una interrupción en el funcionamiento.
    • Responde rápidamente a las auditorías y solicitudes de investigación.
    • Cumple en todo momento con las normativa mediante una estricta cadena de custodia
    • Al fin de cuentas se reducirá tanto los riesgos como los costes de gestionar los recursos externamente.

    Cuando expongas una solución de custodia de datos externalizada, resalta los siguientes beneficios para tu equipo de dirección y compañeros de trabajo. Podrás:

  • Ganar en tranquilidad Cuando los datos estén protegidos externamente, te sentirás más seguro de que la empresa está lista para prácticamente cualquier cosa. Y no te preocupará tampoco que la empresa pueda tener clientes en riesgo.
  • Disfruta del control en las condiciones medioambientales finales. Los factores medioambientales como el calor, la humedad, el frío y hasta el polvo pueden dejar huella en las cintas de copia de seguridad y el papel a largo plazo. Almacena tus cintas de copia de seguridad en unas instalaciones que neutralizan estas condiciones.
  • Benefíciate de cumplir con las normativas de la industria. Puede que tu empresa ni siquiera se dé cuenta de que las normativas de su sector requieren almacenar los datos de copia de seguridad externamente y en un lugar seguro. Conseguir esa información de un socio experto en custodia de datos podría impedir futuros quebraderos de cabeza y multas.
  • Disfruta de la facilidad de acceso. Un acceso cercano no implica necesariamente un acceso más rápido. Tener a mano las copias de seguridad en la oficina no significa que puedas encontrarlas cuando las necesites de prisa y corriendo. Un socio de custodia de datos externa organizará tus expedientes y te los entregará rápidamente, cuando los necesites.
  • Benefíciate de costes menores. Subcontratar un almacenamiento externalizado es probablemente la opción más económica. No necesitarás crear un archivo tú mismo, ni contratar personal.
  • Tener más espacio libre. Quitar las cintas de copia de seguridad de archivo de tu centro de datos puede ser una forma estupenda de recuperar un espacio valioso.

Los Principios Básicos Detrás De Una Custodia Externalizada Segura Y Fiable

Ya has conseguido que la dirección se comprometa con el concepto de custodia de datos externa y segura ¿y qué es lo siguiente? Busca a un socio que pueda facilitarlo:

  • La mejor práctica sobre las medidas de seguridad son aquellas que garantizan las cintas de copia de seguridad u otros medios de custodia, no solo durante el traslado, sino también durante la propia custodia.
  • Un software de seguimiento sobre datos externos basado en web, que facilite copias de seguridad disponibles para su recuperación siempre que lo necesites.
  • Asistencia técnica en auditorías permite un seguimiento de los soportes custodiados durante el traslado de tus instalaciones al centro de custodia y así comprobar que la cadena de custodia cumple, casi con toda seguridad, con la normativa.
  • Una flota de vehículos de transporte especialmente diseñados
  • Servicios de respuesta a emergencias las 24 horas
  • Un centro de custodia con un único ocupante, con políticas muy estrictas para visitantes basadas en cita previa, múltiples controles de seguridad, sistemas de extinción de incendios avanzados, proximidad a los servicios de emergencia locales y empleados seleccionados cuidadosamente.
  • Un almacenamiento seguro y con control medioambiental, apoyado por una infraestructura informática con tolerancia a fallos
  • Verificación electrónica de las credenciales para cualquiera de los individuos involucrados en el intercambio de soportes.

Empieza Hoy, No Mañana

Es hora de ser proactivos. Una planificación en recuperación de desastres ayuda a la empresa a conservar el control. La vida puede ser impredecible, pero con el plan adecuado para tener tus registros bien seguros, estarás preparado para tratar cualquier un imprevisto como un error humano o la pura mala suerte.

Iron Mountain Recomienda: Llama A Los Expertos

Iron Mountain ha colaborado en más de 250 intentos significativos de recuperación y 25.000 pruebas de recuperación de desastres. Su experiencia te puede ayudar a:

  • Prepararte para desastres naturales e incidentes de tipo meteorológico
  • Crear tu plan de preparación frente a emergencias
  • Poner a prueba tu plan de recuperación de desastres para garantizar la continuidad de tus operaciones
  • Llevar a cabo las mejores prácticas para facilitar la recuperación, aunque tengas múltiples localizaciones.

Los centros de custodia externalizado de Iron Mountain utilizan el portal de gestión de cintas SecureSync®, una aplicación de gestión de soportes en línea, para ayudar a automatizar la gestión de cintas entre tus localizaciones y las instalaciones de Iron Mountain, así como un acceso rápido a tu plan de recuperación de desastres.

¿Tienes preguntas sobre la copia de seguridad y recuperación de datos? Puedes leer la documentación adicional del Centro de Conocimiento sobre esta materia, o ponerte en contacto con el equipo de copias de seguridad y recuperación de Iron Mountain. Podrás contactar con un experto en productos y servicios que te ayudará con tus propios desafíos.