Valor de la Información: ¿es el Nuevo ROI?

Temas: Cumplimiento normativo

La información es el núcleo de los procesos empresariales. Cuando una empresa tiene rápido acceso a esta información, los datos pueden impulsar el desarrollo empresarial, mejorar el servicio de atención al cliente y ayudar a desarrollar eficacias operativas.

Conseguir acceso rápido, a la vez que se mantiene controlado el creciente volumen de información, requiere una inversión: puedes maximizar tu ROI, en este caso "valor de la información”, invirtiendo en las mejores prácticas de gestión de documentos.

Gestión de la Información Teniendo en Cuenta su Valor

Las organizaciones con éxito maximizan su ROI organizando la gestión de la información (RIM) considerando el potencial valor empresarial de cada activo de información. Sigue los siguientes pasos para hacer lo mismo.

Paso 1: Consolida Los Documentos En Papel.

Según AIIM, el 42 por ciento de las organizaciones admiten que su volumen de papel está aumentando, a pesar de la creencia convencional de lo contrario. En algunos casos, los documentos en papel pueden ocupar hasta el 35 por ciento del espacio de oficina, comenta AIIM. Se producen problemas, como archivos desorganizados y papeles perdidos. Y el coste del espacio de oficina desperdiciado puede ser sorprendentemente alto: el suelo ocupado por un archivador normal puede significar un elevado coste de alquiler al año.

Además, muchas empresas guardan documentos con distintos proveedores de custodia de documentos. Unificar dichos documentos en un único proveedor puede ayudar a reducir los costes asociados a la custodia (piensa en descuentos por volumen). También asegura que se gestionan con el mismo conjunto de reglas y políticas.

Paso 2: Deshazte De Lo Que No Necesites.

PwC indica que el 36 por ciento de las empresas mantienen toda su información por lo que pueda pasar. Dicho esto, hay una probabilidad muy alta de que tu empresa mantenga una gran cantidad de documentos de forma innecesaria. Esta práctica puede abrir a tu empresa a una mayor responsabilidad durante la localización por motivos legales, dado que todo lo que mantengas es detectable.

Si, por el contrario, una organización tuviera un programa de retención de documentos, podría reducir los costes de almacenamiento en un 30 por ciento, según la investigación realizada por Duke Law School. De hecho, dicha investigación también concluye que el 71 por ciento de las empresas podrían reducir sus volúmenes de información.

Paso 3: Mantén Los Programas De Retención De Documentos Al Día.

Un programa de conservación clasifica los documentos según sus períodos de custodia obligatoria.

Las normas y leyes, y por tanto, las reglas de custodia, cambian. Elije el planteamiento de conservación que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. En ocasiones, esto significa un plan que se ajuste a todo. Sin embargo, también puede requerir una estrategia basada en excepciones que reconozca los requisitos únicos e individuales a la vez que reduce la complejidad del programa individual de conservación para distintos participantes de una organización. Para obtener los mejores resultados, considera automatizar lo máximo posible el proceso.

Paso 4: Crea Un Programa De Clasificación Global.

Clasifica todos tus documentos utilizando etiquetas para identificar el tipo de documento, la fecha en que se generó, la autorización de acceso y otros identificadores. Ser lo más preciso posible hace que sea más fácil seguir los programas de conservación. También te ayudará a encontrar la información más precisa y relevante para buscar nuevas oportunidades de negocio, continuar siendo competitivo y operar de forma más eficiente.

Cuando una organización trabaja con un socio de confianza para asegurar que su información proporciona una rentabilidad tangible, puede ahorrar dinero, proporcionar información más precisa y garantizar una gestión de documentos más segura. Así, también evita el potencial de pérdidas millonarias debido a la pérdida de datos.

Llámalo el nuevo ROI o simplemente buen negocio. Sea como sea, estás hablando de una estrategia que tiene sentido.

¿Tienes alguna pregunta sobre la gestión de documentos y de la información ? Aprende más sobre esto en el Centro de informacióno ponte en contacto con el equipo de gestión de la información de Iron Mountain. Estarás conectado con un experto que puede tratar tus retos específicos.