Información: Explorar La Propuesta De Valor

Una conocida cita de T.S. Eliot distingue entre coste y valor. ¿En qué campo se encuadran los documentos y el programa de información de tu empresa? La mayoría de las empresas consideran sus archivos como más de los primeros (coste). En realidad, custodian mucho más de lo segundo.

Extraer valor de la gran cantidad de información que tiene la empresa puede parecer prácticamente imposible, o al menos, agotador. Después de todo, un estudio de AIIM descubrió que, aunque hace tiempo se predijo que se reduciría, el volumen de papel mantenido por un programa de documentos e información sigue aumentando para el 42 por ciento de las organizaciones. Esto es verdad incluso si los empleados, clientes y socios empresariales generan información electrónica desde redes sociales, correo electrónico y otras fuentes digitales.

Lo que es más, PwC indica que el 36 por ciento de las empresas mantienen toda su información por si es necesaria y mucho más allá de su vida útil. Esto aumenta la probabilidad de que parte valiosa de información se pierda en la maraña de documentos, bloqueada por datos antiguos inútiles. Esto hace que la gestión de la información sea mucho más difícil.

Información a Través de una Lente Económica

A pesar de estas barreras, debes prepararte para extraer el valor de tu información. Así podrás impulsar el crecimiento e innovación de tu empresa, superar a la competencia con nuevos productos o servicios, crear campañas de marketing dirigidas explícitamente a los clientes o incluso sacar valor económico (venta o alquiler) a la propia información.

Permite que tu organización adopte el lado del valor de la distinción de Eliot con los siguientes pasos:

Paso 1: Considera la Información Como un Activo.

Si vas a obtener valor de tu información, considérala como un activo. De acuerdo, establecer un valor monetario para la información puede ser difícil y es más probable que tu organización la vea como un coste. Si este es el caso, considera esto: el instituto Ponemon define el coste medio de una pérdida en 2014 en 5,85 millones de USD. Con este imponente coste potencial en mente, tal vez quieras pensar un poco más cómo la información puede impulsar tu negocio, diferenciar a tu empresa de la competencia y, cuando se use adecuadamente, ayudarte a ganar dinero.

Paso 2: Busca el Valor de la Información.

Al empezar a ver la información como un activo, es más fácil determinar su valor potencial. Evalúa los flujos de trabajo y acceso a la información. Como parte de este ejercicio, también puedes determinar cómo optimizar ambos planes de forma que sean más eficaces.

Maximiza el valor organizando el programa de gestión de la información de tus documentos teniendo en cuenta el valor comercial potencial de cada tipo de activo de información. Además, considera la digitalización de documentos para acceder más fácilmente a información clave de alto valor.

Paso 3: Toma Un “Planteamiento Inteligente De Riesgo.”

Reduce los volúmenes de información de forma que puedas encontrar, clasificar y priorizar más fácilmente los datos más valiosos. De esta forma, podrás informar mejor de las mejores prácticas para la digitalización y custodia de documentos. Lo que es más, evitarás mejor los costes asociados a detección y pérdida de datos, ya que siempre sabrás la información que debes proteger y durante cuánto tiempo. Al establecer dichos controles de riesgo, puedes autoevaluar y supervisar tu programa de gestión de documentos

Paso 4: Realiza Análisis.

Una vez tengas controlada la información, realiza algunos análisis de big data para ver lo que la información puede significar para el futuro de tu negocio. Encontrarás oportunidades de crecimiento futuro e identificarás formas de mejorar la eficacia.

Todo Trata Sobre el Control

La extracción del valor de tus archivos comienza y termina con un control sólido de la información. Un socio de confianza puede ayudarte a crear un marco de trabajo de valoración que pueda definir los roles, políticas, procesos y métricas que tu organización necesita para gestionar el ciclo de vida de la información. Con una estructura instaurada y si tu organización se adhiere a ella, tu empresa podría encontrarse en el lado del valor de la propuesta de valor de Eliot.

¿Tienes alguna pregunta sobre la gestión de documentos y de la información? Lee más sobre este tema en el Centro de Información o ponte en contacto con el equipo de gestión de la información de Iron Mountain. Estarás conectado con un experto que puede tratar tus retos específicos.