Lista de comprobación de mejores prácticas de cintas de copia de seguridad

Temas: Custodia de copias de seguridad

¿Qué es necesario para crear un sistema de copia de seguridad a prueba de fallos? Comenzar preparando un plan maestro que cubra cómo preparar, almacenar y acceder rápidamente a la información importante, y luego crear disposiciones para realizar pruebas y actualizaciones periódicas.

Debe ejecutarse un proyecto piloto mediante una lista impresa de comprobaciones de seguridad previas antes de ponerlo en marcha. De la misma manera, se debe tener una guía con las mejores prácticas para los planes de copia de seguridad y recuperación de los datos de la empresa. La guía óptima elimina las suposiciones y mantiene la coherencia en áreas vitales. Ayuda a:

  • Definir un sistema de copia de seguridad que permita recuperar datos críticos de la empresa cuando sean necesarios
  • Medir el rendimiento del sistema, y planificar formas de realizar mejoras
  • Identificar los datos que deben protegerse y el tiempo, de forma que eventualmente se pueda borrar la información no necesaria
  • Impulsar el rendimiento general de la empresa al eliminar preguntas o debates que requieren tiempo sobre la estrategia de copia de seguridad de los datos

Con el sistema correcto instaurado, se puede garantizar que las copias de seguridad se tratan de forma coherente y correcta, y que los datos vitales para la empresa son fáciles de encontrar y recuperar.

Sistema de copia de seguridad

¿Qué es necesario para crear un sistema de copia de seguridad a prueba de fallos? Comenzar preparando un plan maestro que cubra cómo preparar, almacenar y acceder rápidamente a la información importante, y luego crear disposiciones para realizar pruebas y actualizaciones periódicas.

1. Comprender el ciclo de vida de la cinta de copia de seguridad

Si bien los soportes magnéticos para la realización de copias de seguridad pueden parecer un concepto ligeramente anticuado para el consumidor digital, los profesionales de datos de la empresa conocen la realidad: la cinta continua siendo una forma vital y tremendamente práctica de almacenamiento y copia de seguridad. Cuando se usa correctamente, la cinta es muy segura frente a falsificaciones o ataques externos.

Sin embargo, usar soportes magnéticos fuera de las instalaciones para la empresa implica mucho más que simplemente enviar las cintas recién creadas a un centro de custodia y recuperar las antiguas cuando se necesitan. Para una mayor comprensión se debe imaginar el sistema de copia de seguridad como dos ciclos: uno para los datos entrantes y otro para los salientes.

Es necesario seguir los pasos del ciclo de salida con cuidado para garantizar la seguridad e integridad de los documentos:

  1. Expulsar cada cinta de copia de seguridad cuando haya terminado de crearse. Comprueba que se haya expulsado correctamente. Sustituir todas las cintas expulsadas. Realizar un recuento para garantizar que están todas las cintas previstas y que están listas para transportarse.
  2. Crear una lista electrónica de todas las cintas que se van a desplazar. Esto ayuda al destinatario a comprobar la entrega. Guardar los soportes en un contenedor diseñado para un transporte seguro.
  3. Antes de que el proveedor recoja la información, se debe comprobar que los materiales coinciden con los de la lista electrónica. Asegurar que los contenedores están marcados como parte de un sistema que identifica a cualquiera que entre en contacto directo con su contenido.
  4. Almacenar los soportes en un entorno con control de temperatura. A partir de este punto, solo el proveedor autorizado debería manejar los soportes.

Lo más importante: eres potencialmente vulnerable cuando los datos salen de tus instalaciones. Comprobar siempre que se entregan los datos a un proveedor de confianza solicitando un número de identificación personal y un ID con foto.

También es necesario planificar el ciclo de datos entrantes, cuando el proveedor entrega de vuelta los soportes. Es vital que los soportes se traten de una forma estructurada y coherente:

  1. Recibir las cintas en la misma zona segura y con control de temperatura en donde almacenaste los datos salientes. Antes de descargar se debe comprobar la recepción de todas las cintas.
  2. Organizar los soportes magnéticos entrantes en un armario diseñado para almacenarlos y protegerlos.
  3. Enviar albaranes de recogida electrónicos al proveedor externo si no se han especificado anteriormente las fechas de recuperación.

2. Reunir el talento

Un paso crucial en este proceso es controlar el acceso de los empleados. Crear una lista de autorización y revisarla periódicamente para asegurar que el personal adecuado está realizando su trabajo. Mantener al día los cambios de personal, asegurando que se elimina la autorización de empleados que ya no están en la empresa.

También es necesario un plan para la recuperación. Conceder derechos de administración del sistema de copias y recuperación como mínimo a dos empleados; y designar otros dos adicionales para administrar la recuperación tras un desastre.

3. Evitar problemas del pasado

Los errores pueden producirse, obviamente. Sin embargo, un conjunto definido de mejores prácticas minimizará su aparición a la vez que ayuda a identificarlos y corregirlos rápidamente.

Agilizar el proceso utilizando una tecnología automatizada que permita comparar con el proveedor las entregas salientes y entrantes. El sistema debería incluir una identificación con código de barras de forma que los dispositivos de escaneo puedan realizar un seguimiento de los soportes a medida que se trasladan de un lugar a otro. Crear un sistema para registrar y seguir cualquier discrepancia.

4. Probar los procedimientos de recuperación de nuevo (y de nuevo)

No importa lo sólido y seguro que sea el sistema, la información digital puede dañarse. La mejor protección contra dichos impactos negativos es un conjunto de mejores prácticas para recuperar los datos con problemas. Como parte de este proceso, enviar a custodia solo las cintas que realicen copias de seguridad de los datos contenidos en los servidores de las instalaciones. Realizar también comprobaciones periódicas del lugar. Asegurar que los datos se escriben en los soportes custodiados de forma correcta, que todos los datos necesarios para una recuperación completa están disponibles fuera de las instalaciones y que se puede acceder a ellos cuando sea necesario.

El proceso de crear un sistema de copia de seguridad y recuperación fuera de las instalaciones incluye muchas partes en movimiento. Sin embargo, una vez que dediques el tiempo y recursos para unirlas, obtendrás una tranquilidad impagable sobre tu procedimiento de copia de seguridad, y sobre casi todo lo que pueda sucederte.

¿Tienes preguntas sobre la copia de seguridad y recuperación de datos? Para más información visita el Centro de Información o ponte en contacto con el equipo de Iron Mountain’. Estarás conectado con un especialista que puede tratar tus retos específicos.