Las empresas están perdiendo casi 9 millones de euros debido a una mala gestión de sus datos

Un estudio de Iron Mountain e IDC desvela que los archivos de datos son un punto débil y una oportunidad de negocio para la mayoría de las empresas.

Madrid — 24 de junio, 2015 — Las empresas de todos los tamaños y en cualquier sector se están ahogando en datos, incapaces de extraer de forma efectiva información clave de los mismos que podría mejorar sus beneficios. Sin embargo, los resultados también indican que algunas empresas sí que están gestionando exitosamente sus datos y que los beneficios resultantes son impresionantes, llegando a casi 9 millones de euros en ingresos gracias a una optimización de las operaciones de TI y servicio al cliente. Esto es lo que se desprende del estudio , “Mining for Insight: Re-Discovering the Data Archive,” un white paper de IDC que presenta y publica hoy Iron Mountain.

Los resultados completos del estudio se pueden encontrar aquí: www.ironmountain.es/DatosNuevadefinicion

El estudio revela que las empresas que cuentan con procesos bien definidos para el archivo de datos están en posición de conseguir valor a través de dos vías: el ahorro de costes e ingresos adicionales provenientes de la monetización de archivos. Desde el punto de vista del ahorro, más de la mitad de las empresas encuestadas consiguieron ahorrar 890.000 € o más durante el año pasado gracias a la reducción de riesgos o a la eliminación de litigios; el 21% de estas empresas consiguieron ahorrar más de 9 millones de euros. Igualmente, el 44% de las empresas cosecharon aproximadamente 890.000 € o más en ahorros provenientes derivados de menores costes operacionales o de capital, ahorrando el 18% de estas empresas más de 9 millones de euros.

Más sorprendente es la capacidad de las empresas a la hora de conseguir nuevos ingresos a partir de un archivo de datos gestionado de forma efectiva. Mientras el 39% de las empresas en el estudio consiguieron alrededor de 890.000 € o más en ingresos, un 15% consiguió ganar más de 9 millones de euros. Como media, las empresas encuestadas tuvieron unos ingresos adicionales de 6.700.000 € de su archivo de datos.

A pesar del beneficio económico, la mayoría de empresas – 76% - considera que ya están maximizando el valor de sus archivos, convirtiendo a la información en un verdadero punto débil para los líderes empresariales. Solo un 38% de las empresas usa sus archivos para analizar su negocio, un proceso esencial para conseguir ingresos adicionales gracias a una mejor comprensión de los mercados, mejorando productos y servicios y atendiendo mejor a los clientes, por lo que queda claro que la mayoría de los encuestados no están sacando el mayor partido de sus datos.

Del 24% de las empresas que admiten que podrían estar gestionando sus datos más eficazmente, casi tres cuartas partes creen que podrían estar sacando el doble o más valor de lo que creen y más de un 25% consideran que podrían sacar cinco veces más beneficio económico o extraer cinco veces más valor de los mismos.

Comentando los resultados del informe, Eileen Sweeney, Vicepresidente Senior y Directora General de Gestión de Datos en Iron Mountain dice: “El archivo de datos no tiene solo que ver con el cumplimiento de la legislación. El estudio

muestra que hay beneficios económicos reales que se hacen realidad al implementar una estrategia eficaz de almacenamiento de datos. Para aprovechar de verdad el poder de la información empresarial, las organizaciones tienen primero que estudiar seriamente su programa de gestión de datos. Incluso las empresas con procesos avanzados de archivo pueden salir beneficiados en el ahorro de costes y conseguir ingresos adicionales”.

Sean Pike, Director del Programa de eDiscovery e Information Governance Research de IDC añade: “Hay una desconexión real entre el valor que la gente cree que está extrayendo de sus archivos y los ingresos adicionales que podría conseguir con solo gestionar sus datos de forma más efectiva. Sin embargo, las empresas de todos los tamaños y en todos los sectores pueden aspirar a un incremento en sus ingresos y a un mayor ahorro de costes si revisan el funcionamiento de sus archivos para conseguir sus objetivos de negocio. Esto es especialmente importante en el entorno económico actual basado en la información, en el que el éxito o el fracaso dependen de la eficacia con la que las empresas gestionan sus datos y su rapidez en actuar sobre esta información”.

Para ayudar a las empresas a romper la desconexión entre la percepción y la realidad, Iron Mountain e IDC recomiendan a las organizaciones implementar los siguientes procesos:

  • Contrate a un Responsable de Datos para supervisar y obtener valor de su archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.
  • Desarrolle mapas de información de todas las fuentes y almacenes de datos (y su valor) que hay en su empresa.
  • Implemente una estrategia holística y consistente de archivo de información que dé respuesta a los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, el valor de los datos, la necesaria accesibilidad y los costes del almacenamiento.
  • Considere trabajar con un proveedor externo con experiencia específica capaz de ayudar a optimizar sus soluciones de archivo a la vez que se liberan los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.

Otros resultados clave

  • Más datos, más problemas: la mayoría de las empresas mantienen seis o más archivos electrónicos, almacenando una gama de datos estructurados y desestructurados.
  • Los procesos lo hacen perfecto: un asombroso 88% de las empresas carecen de un proceso uniforme para el archivo de diferentes tipos de datos, dificultando la identificación y el acceso a información importante cuando es necesaria.
  • Las empresas se asustan cuando se enfrentan a la avalancha de información: sin un proceso claro y la presión de implementar programas de Big Data, más de un 40% de empresas simplemente archivan todo con el fin de evitar invertir tiempo y recursos para determinar que es realmente importante.
  • Los procesos de archivo no claros hacen que los datos no se puedan usar: a lo largo del tiempo, las empresas que archivan todo rápidamente acumulan “masas de datos”, haciendo que sea difícil encontrarlos cuando es necesario, en contradicción con “lagunas de datos”, por lo que muchas empresas querrían crear una estrategia transparente de archivo de datos para poder recuperar la información rápida y fácilmente.

Sobre Iron Mountain Incorporated

Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) es líder en servicios de custodia y gestión de la información. La compañía cuenta con 20 millones de metros cuadrados repartidos en cerca de 1.000 instalaciones en 36 países, lo que le permite dar servicio con rapidez y precisión a clientes en todo el mundo. Sus soluciones para la gestión y custodia de archivos, escaneado y digitalización, destrucción segura de papel y soportes y backup y recuperación de datos ayudan a las empresas a reducir los costes por almacenamiento, cumplir con las normativas, recuperarse de desastres y usar mejor su información en beneficio de su negocio. Fundada en 1951, Iron Mountain gestiona miles de millones de activos de información, incluidos documentos de empresas, archivos electrónicos y datos médicos. Más información en www.ironmountain.es.


Para mayor información contacte con:
Estela Requena
Berkeley PR
+34 637 30 13 30
estela@estelarequena.com


1IDC para Iron Mountain. IDC encuestó a 1.011 directivos senior y ejecutivos involucrados en el archive de datos de empresas con más de 500 empleados en los sectores de banca, industria, sanidad, retail/venta al por mayor, servicios profesionales, medios/telecomunicaciones, TI, educación/administraciones y construcción/transporte/energía/servicios. Los países participantes incluyen a los Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, España, Países Bajos, Alemania y Australia. Loes encuestados trabajan en los departamentos de TI y jurídico/compliance, así como en las líneas de negocio. Las preguntas se centraban en las actuales estrategias y procesos de archivo, el valor de negocio de sus archivos de datos y su grado de satisfacción con el acceso a su información en diferentes usos empresariales.